Smartare Välfärd en satsning på digitalisering från SKL
Senast ändrad: 22 augusti 2016

Att leda och driva digitalisering – tre förtroendevalda delar med sig av sina erfarenheter

Vad är förtroendevaldas roll i att leda och driva digitalisering? Skiljer sig digitalisering från andra frågor och vad krävs för att få genomslag i verksamheten? Här delar tre förtroendevalda med sig av sina tankar och erfarenheter av ledarskap när det gäller digitalisering.

Daniel Forslund, Innovationslandstingsråd i Stockholms läns landsting, och Ebba Östlin och Peter Danielsson som är ordföranden för kommunstyrelsen i Botkyrka respektive Helsingborg, har alla tre aktivt gått in för att använda digitalisering för att utveckla välfärden. Vad upplever de vara framgångsfaktorer - och vad bör undvikas – för att lyckas leda och driva på digitalisering inom vård, skola och omsorg?

Ebba Östlin

Ebba Östlin, KSO Botkyrka kommun, var tidigare ordförande i utbildningsnämnden och har arbetat mycket med digitalisering i Botkyrkas skolor.

Mest stolt över när det gäller smartare välfärd i Botkyrka: ”Att vår digitaliseringsresa inom förskolan, skolan och gymnasiet har haft fokus på den pedagogiska utvecklingen i syfte att höja barnens kunskaper och elevernas kunskapsresultat”.

Ebba Östlin, KSO Botkyrka kommun

Ebba Östlin

Peter Danielsson

Peter Danielsson, KSO i Helsingborgs stad, som 2016 blev Årets it-kommun. Helsingborg var också den första kommunen i Sverige som rekryterade en heltidsanställd internetchef.

Mest stolt över när det gäller smartare välfärd i Helsingborg: ”Skolorna i Helsingborg ligger i framkant när det gäller att ta vara på digitaliseringens möjligheter. I stadens skolor arbetas det aktivt och framgångsrikt med Google Classroom och Google Apps for Education och lärarna utbildas i hur man använder sig av digitaliseringen på bästa sätt.”

Peter Danielsson, KSO i Helsingborgs stad

Peter Danielsson

Daniel Forslund

Daniel Forslund, Innovationslandstingsråd Stockholms läns landsting. Under många år som tjänsteman saknade Daniel ett starkt politiskt ledarskap inom innovation och digitalisering. Därför valde han 2014 att själv gå in i politiken.

Mest stolt över när det gäller smartare välfärd i Stockholms läns landsting: ”Att vi fattat beslut om en historiskt stor investering i en helt ny it-miljö i vården, och att vi röjt undan hinder för att patienten ska kunna möta vården med videobesök och e-hälsotjänster genom nya vårdavtal och ersättningsmodeller.”

Daniel Forslund, Innovationsborgarråd Stockholms läns landsting

Daniel Forslund

Digitalisering handlar om att lösa problem

För att digitalisering ska lyckas behöver det vara tydligt att det handlar om att lösa konkreta problem, både för medborgaren och inom förvaltningen. Det gäller att identifiera de faktiska problemen och att analysera inom vilka områden digitala lösningar och digitala arbetssätt gör störst nytta. Om man istället utgår ifrån specifika tekniska produkter kan det bli en situation där lösning söker problem.

Både innovation och digitalisering uppfattas ofta som modeord - begreppen skrämmer. Man förstår inte alltid att det handlar om kärnverksamhet. Jag försöker använda väldigt verksamhetsnära ord och kopplar till problem som många känner igen sig i, säger Daniel Forslund.

Digitalisering ska underlätta för medborgarna eller frigöra resurser för staden som kan användas till annat. Ett exempel på medborgarnytta är att; ärenden kan göras när som helst på dygnet, säger Peter Danielsson.

Vi ska inte utveckla teknik för att det är kul utan det ska ha tydlig medborgarnytta och fylla ett behov. Här blir politikens roll viktigt – att visa att vi inte är färdiga för att vi köpt in tekniken, säger Ebba Östlin.

Kunskap ger bättre diskussioner och klokare beslut

Digitalisering är en omogen fråga på så vis att det finns stora skillnader i kunskapsnivå och i hur mycket erfarenhet man har. Samtidigt är digitalisering en del av allas våra liv och lätt att ha åsikter om. Olika bilder och tyckande kan hindra kloka diskussioner och beslut. Det gör det särskilt viktigt med omvärldsbevakning och konkreta exempel. Andras erfarenheter kan ge en gemensam bild och bli utgångpunkt för diskussion.

Det kan vara svårt att diskutera när man har olika kunskapsnivå. De som kan mindre om digitalisering känner sig ofta osäkra. Man tar till sig de negativa sakerna som nätmobbing och att eleverna gör andra saker på skoltid om de får tillgång till internet. Med ökad kunskap kan man föra bättre samtal, säger Ebba Östlin.

Det är lätt att underskatta skepticismen. Att man själv blir ivrig och talar om det nya utan att förklara problembilden. Man talar om lösningen utan att tala om vad som är problemet egentligen. Det gäller ta sig tid till att ta reda på fakta och diskutera, säger Daniel Forslund.

Använd politikermakten - styr mot värde och resultat

Det kan vara lockande att styra mot specifika digitala lösningar eller att sätta kvantitativa mål för den digitala utvecklingen. Men styrningen av digitalisering skiljer sig inte från styrningen av annan verksamhet. Snarare behöver den politiska ledningen identifiera vilka effekter som ska åstadkommas och styra mot dem. Det kan till exempel handla om att förändra och utveckla strukturer, regler och ersättningsmodeller för att främja effektiva digitala lösningar. I regel innebär detta att det är svårare att sätta mätbara mål, men med en genomarbetad styrning har förvaltningen möjlighet att utveckla sin verksamhet på ett bättre sätt.

Historiskt har det politiska ledarskapet när det gäller digitalisering sviktat. Det har inte setts som en politisk fråga och diskuterats på det sättet. Det har varit en del diskussioner kring specifika tjänster och problem med journalsystem, men man har inte fått grepp om det som annat än investeringsfrågor eller tillgänglighetsfrågor, säger Daniel Forslund.

Ett tag i början hade vi kvantitativa mål och siktade mot 100 e-tjänster men det gick vi faktiskt ifrån. Målen måste istället handla om vad som ska uppnås i form av nytta för helsingborgarna, säger Peter Danielsson.

Man måste ha en gemensam och tydlig bild av varför man gör det. Som när det gäller digitalisering i skolan: vilket samhälle ska vi utbilda våra barn för? Hur kan vi nå fram till fler elever och hur ska vi rusta dem? Säger Ebba Östlin.

Utmana etablerade strukturer och processer

I digitaliseringsarbete behöver inte de digitala lösningarna utgöra huvuddelen av förändringen, utan tekniken kan i många fall snarare vara möjliggörare för att kunna utveckla processer, organisationer och arbetssätt. Men en förutsättning är att både den politiska ledningen och förvaltningen är modiga nog att ifrågasätta etablerade processer och arbetssätt. Det är viktigt att våga syna gamla lösningar med samma kritiska ögon som man granskar nya. Att titta på den gamla processen kan också vara ett bra underlag i diskussionen med de som är mer teknikkritiska. Hur rättssäker är egentligen en pappersprocess i förhållande till en digital? Som ledare kan man försöka etablera ett klimat där innovationer välkomnas och en kultur där man vågar misslyckas. Det kan till också handla om att samordna och att göra mer tillsammans över organisationsgränser.

På våra gymnasieskolor har man infört en risk it-vecka. Alla ska pröva ett nytt pedagogiskt upplägg, spänna bågen – utmana sig själv och eleverna. Och det är okej om det inte funkar fullt ut, för riskerar man inget så sker inte heller någon utveckling, säger Ebba Östlin

Det vi har gjort är att backa upp och visa att man ska våga prova. Det är ett tydligt uppdrag från den politiska ledningen. I det ingår att inte smälla på fingrarna när något går fel, säger Peter Danielsson.

Digitalisering kan hjälpa oss att avbyråkratisera. Har man byggt en handläggningsprocess för 30 ensamkommande flyktingbarn om året och det istället kommer 300 om dagen - då behöver man se över handläggningsprocessen, inte nödvändigtvis stänga gränserna. Man måste hela tiden utmana regelverk som inte passar för dagens samhälle, säger Daniel Forslund.

Konsten att hålla i

I många organisationer finns en stor projekttrötthet. Man är trött på att det återigen kommer projekt eller it-system som sägs lösa alla förvaltningens problem. För att inte falla i den fällan är en grundläggande egenskap hos det politiska ledarskapet att visa tålamod och förståelse för att förändringsprocesser tar tid. Istället för att ha avgränsade projekt där man testar nya arbetssätt, lösningar och processer kan den politiska ledningen styra mot skalbara försök som riggas så att de, om de är framgångsrika, kan utvecklas och skalas upp för att omfatta hela verksamheten.

Ett klassiskt misstag är att fokusera på roliga projekt som är kortsiktiga och glänser en stund. Något man startar upp utan tanke hur det ska bli linjeverksamhet. Då blir det projekttrötthet i organisationen. Då dödar man tron på att det leder någonvart, säger Daniel Forslund.

Man behöver tänka långsiktigt och hålla i. I många verksamheter handlar det om att konsolidera och hitta former. I Helsingborg investerar vi en tredjedel i teknik och två tredjedelar i metodik. Man kan inte bara kasta inte bara in paddor – det måste finnas ett tänk bakom, säger Peter Danielsson.

Det man ofta behöver göra är att ta itu med de tråkiga sakerna, de som inte glänser vid första anblick. Som att titta på ersättningsmodeller och att syna teknik och regelverk, säger Daniel Forslund.

Vi i politiken måste klara av att hålla i och hålla ut. Förändring tar tid och då måste politiken gå in med inställningen att detta inte är ett projekt utan ett paradigmskifte för lärprocessen som på sikt helt kan ändra hur skolan arbetar och organiserar sig, säger Ebba Östlin.

Se upp för tomtebloss och enskilda lösningar

Ibland kan det vara lätt att förföras av snygga lösningar. Den offentliga digitala floran är i de allra flesta fall ett komplext ekosystem. System i olika generationer och med olika funktion som är integrerade i mindre eller större omfattning. Att i en sådan miljö ha en övertro på att en avgränsad digital lösning ska lösa ett problem är en vanlig fallgrop. Det är viktigt att ha en förståelse för att digitala lösningar på ett smidigt sätt måste jacka in både i den befintliga tekniska miljön såväl som att det organisatoriska fotarbetet måste göras. Annars riskerar man att sitta med en teknisk lösning som inte tillför något värde till förvaltningen utan i värsta fall skapar merarbete.

Det största misstaget är nog att vi tror att vi arbetar med digitalisering när det vi gör är att köpa in teknik och digitala enheter. Då har vi missat att det krävs beredskap. Ungdomar är till exempelt vana användare av digitala verktyg men inte i skolan, säger Ebba Östlin.

Man behöver förändra helheten -inte bara småändra i marginalen. Då är risken att man lägger all kraft på en enskild lösning och inte på att förändra det som verkligen ger effekt, säger Daniel Forslund.

Dela